COME CONCLUDERE UNA MAIL DI LAVORO

PERCHÉ LA CHIUSURA DI UNA MAIL È IMPORTANTE

Una mail ben formulata dovrebbe sempre rispettare una struttura definita, che consenta al destinatario di comprenderne facilmente il contenuto e poterla scorrere con facilità. Quali sono gli elementi principali di una comunicazione costruita efficacemente?

• L’oggetto, elemento essenziale che anticipa il contenuto della mail e rende chiaro il motivo per cui aprirla.
• La formula di apertura, che saluti chi apre la mail (chiarendo, inoltre, a chi è rivolta) e lo coinvolga con un tono adeguato fin dalle prime righe.
• Il corpo della mail, ossia il nucleo della comunicazione, dove vengono incluse le informazioni più importanti da trasmettere, possibilmente organizzate in paragrafi, elenchi puntati e grassetti.
• La formula di chiusura, proprio la parte finale che si rivolge nuovamente al destinatario per esprimere un’ampia varietà di sentimenti, intenzioni e propositi, oltre che per congedarsi con educazione e gentilezza.
• La firma della mail, la parte del testo che contiene le informazioni circa il mittente, chiarendo dettagli quali nome e cognome, ma anche il ruolo in azienda e i riferimenti di contatto.

Una formula di chiusura adeguata al contesto e al rapporto tra i due soggetti che dialogano è di fondamentale importanza e le va prestata estrema attenzione. Se ben costruita, può servire a comunicare intenzioni, opinioni, interessamento, disponibilità o curiosità, ma può essere anche un elemento chiave che contribuisce al tuo personal branding e alla costruzione di una reputazione professionale eccellente.

Inoltre, proprio come le ultime parole di una discussione, la conclusione di un’email massimizza le possibilità di avere una risposta e di ottenere dal tuo interlocutore esattamente ciò che ti aspetti.

Se finora ti sei concentrato solo sull’oggetto o sul corpo della mail, inizia subito a tenere in considerazione anche la conclusione delle tue comunicazioni, scegliendo le formule più indicate al tuo ruolo, al tuo lavoro o alla cultura aziendale in cui sei inserito.

COME SI CONCLUDE UNA MAIL FORMALE?

La conclusione delle tue eail di lavoro dovrà avere la stessa formalità e lo stesso tono delle tue conversazioni professionali. Generalmente è richiesto un tono formale, ma cordiale e rilassato, per la maggior parte delle comunicazioni inviate tramite un messaggio di posta elettronica.

I destinatari delle tue mail possono essere, infatti, sia i tuoi colleghi, che i responsabili e i datori di lavoro, ma anche figure esterne come clienti, fornitori, investitori e altre imprese. Se da un lato è essenziale trovare formule minimali e sufficientemente serie per terminare i tuoi messaggi, è altrettanto vero che la formula di chiusura della mail è un’occasione per lasciare di te un ricordo positivo e dovrebbe essere in linea con il tuo stile comunicativo e con le tue strategie di interazione, online e offline.

Ovviamente, dovrai modulare termini e struttura della chiusura anche in base al o ai destinatari che apriranno e leggeranno la mail ed è essenziale anche dare alla conclusione il giusto taglio per ottenere gli obiettivi che ti sei preposto (ad esempio, ottenere una risposta in breve tempo, fornire informazioni preziose, dare istruzioni efficaci, ringraziare o rispondere a un’offerta di lavoro in maniera da fare colpo sui recruiter).

ESEMPI PER CHIUDERE UNA MAIL IN MODO PROFESSIONALE

La chiusura più diffusa e sempre valida per un’email di tipo formale include due formule di saluto universalmente riconosciute come professionali: “Cordiali saluti o Distinti saluti”.

Il tuo messaggio di posta potrebbe, però, avere obiettivi specifici ed essere inviato in occasioni determinate come l’accettazione di un nuovo lavoro, la richiesta di un appuntamento, l’invio di materiale di lavoro, l’espressione di gratitudine per un’occasione professionale, l’intenzione a impegnarti in un progetto e così via. In questi casi è essenziale usare formule di chiusura che evidenzino esattamente il tuo scopo, come ad esempio:

• Sono lieto/a di iniziare una collaborazione con la vostra impresa.
• La ringrazio per l’opportunità e resto in attesa di un suo gentile riscontro.
• Vi ringrazio per l’opportunità e per la fiducia nelle mie capacità professionali.
• Resto a disposizione per qualsiasi domanda o chiarimento.
• Spero che il materiale inviato sia in linea con quanto richiesto in fase di pianificazione.
• Per ogni necessità, non esiti a contattarmi.

Possibile è anche terminare un’email anche con un semplice “Cordialmente” o con una classica formula come “Con i più sinceri saluti”. Come chiudere una mail se l’obiettivo è quello di ringraziare il destinatario? Puoi sfruttare formule quali:

• Grazie / Grazie mille / La ringrazio.
• Grazie mille per il suo feedback.
• La ringrazio per l’apprezzamento / per l’aiuto offertomi.
• Grazie per il tempo dedicatomi.

Grazie in anticipo per le risposte che vorrà fornirmi.

COME CONCLUDERE UNA MAIL NON TROPPO FORMALE?

Anche in un contesto lavorativo è possibile comunque gestire le conversazioni con toni informali, anche simpatici e divertenti, quando il ruolo o l’azienda lo consente.
Nulla vieta, infatti, di rilassare il tono delle conversazioni quando i due interlocutori sono colleghi che lavorano fianco a fianco da tempo, fornitori o clienti con cui si è in confidenza, oppure manager con cui si ha un rapporto più diretto.

Anzi, spesso per la natura del prodotto o servizio offerto, è un’ottima strategia comunicativa quella di entrare in empatia con i propri interlocutori e mantenere le conversazioni su alti livelli di informalità. È sempre d’obbligo, però, modulare attentamente termini, frasi e formule in base a chi si ha di fronte, considerando ruolo, età, importanza gerarchica, grado di confidenza e contenuto delle conversazioni.

ESEMPI PER CHIUDERE UNA MAIL IN MODO INFORMALE

È possibile concludere ogni email con delle formule di chiusura che si mantengano informali, ma professionali, capaci di infondere un senso di convivialità al messaggio, senza perdere di vista che, in ogni caso, le comunicazioni sono di tipo lavorativo.

Alcune formule di chiusura possono avere lo scopo di creare un clima di relax e positività, come:

• Le auguro un buon inizio di settimana o anche Ti auguro un buon inizio settimana, se il rapporto prevede contatti regolari e l’uso del “tu”.
• Un cortese saluto e buone vacanze!
• Le auguro buon lavoro e una buona giornata.
• Grazie per il tuo/suo supporto!
• Alla prossima!
• Spero che ciò che ti ho inviato sia utile per il tuo lavoro.
• Goditi il weekend, a lunedì!

Sono infinite, insomma, le formule conclusive che puoi inserire nella tua email, quando conosci bene il tuo interlocutore e hai già instaurato con lui un rapporto di fiducia e apertura.

ESEMPI PER CONCLUDERE UNA MAIL DI CANDIDATURA SPONTANEA

Tra le più classiche situazioni in cui ti è richiesto di inviare una mail lavorativa è quella l’invio di all’azienda per cui sogni di lavorare. In questi casi, dopo aver sfruttato il corpo del testo per proporre un’autocanditatura che risulti indimenticabile per i selezionatori, è essenziale inserire una formula di chiusura che serva a:

• ringraziare per l’attenzione chi ha letto la tua proposta;
• mostrarti disponibile per un colloquio di lavoro.

Cosa scrivere?

• La ringrazio per il tempo dedicatomi.
• Fiducioso/a che il mio profilo professionale possa essere di vostro interesse, Vi porgo i miei più cordiali saluti.
• Resto a completa disposizione per un incontro conoscitivo.

ESEMPI PER CONCLUDERE UNA MAIL DOPO AVER FISSATO UN INCONTRO

Nel caso il tuo CV e la tua cover letter abbiano sortito i risultati sperati, un passo oltre lo step precedente potrebbe essere la programmazione di un incontro conoscitivo tra te e l’azienda. È importante sapere cosa scrivere per ringraziare dell’opportunità e mostrare il tuo entusiasmo per il meeting futuro.

Lo stesso discorso vale nel caso tu abbia programmato un appuntamento con capi o colleghi e voglia sottolineare la tua voglia di partecipare o di seguire i progetti su cui state lavorando.

Cosa scrivere in quest’ultimo caso? Potresti optare per qualcosa come:

• In attesa di approfondire l’argomento del nostro incontro, Le auguro buon lavoro.
• Vi ringrazio per le informazioni e resto in attesa dell’incontro della prossima settimana.
• Resto in attesa di discutere con voi tutti i dettagli del progetto durante l’incontro del prossimo giovedì mattina.

Una buona gestione della formula di chiusura potrebbe portarti più vicino al successo dei tuoi meeting o anche avvicinarti al lavoro dei tuoi sogni e, in questo caso, la successiva comunicazione a cui ti troveresti a rispondere potrebbe contenere in allegato una lettera di intenti o il contratto di lavoro che speravi di ottenere.

LA FIRMA DI UNA MAIL

La firma è un altro degli elementi essenziali di una comunicazione elettronica e, seppur spesso trascurata, è in realtà un elemento cruciale per fare un’impressione eccellente sui colleghi, sui clienti sulla tua rete di networking o sui responsabili con cui collabori.

Dovrebbe contenere:

• il tuo nome e cognome;
• il tuo ruolo in azienda;
• tutti i riferimenti per contattarti (telefono dell’ufficio, cellulare, email);
• eventuali siti web, blog, canali social e altri collegamenti utili.

È indispensabile, inoltre, che segua i canoni estetici e il tone of voice dell’organizzazione per cui lavori o quelli del tuo brand. Quando si inizia a lavorare per una nuova azienda, impostare una valida firma può essere un’ottima mossa, nonché un modo per dimostrare la tua proattività e la tua attenzione ai dettagli, skill che non passano mai inosservate.

Tramite le principali app di gestione email puoi impostare una firma automatica che appaia sempre in fondo alle tue comunicazioni, in modo da non doverle inserire ogni volta e non rischiare di dimenticarla.