INDENNITÀ DI TRASFERTA: COS’È E COME FUNZIONA

CHE COSA SI INTENDE PER INDENNITÀ DI TRASFERTA?

L’indennità di trasferta è una forma di rimborso, di tipo forfettario, che viene erogato in favore dei dipendenti, quindi dei lavoratori assunti con contratti a tempo determinato o indeterminato, e che mira a ricompensare il lavoratore sia per il disagio arrecato da uno spostamento temporaneo fuori dall’abituale sede professionale, sia per compensare le maggiori spese sopportate.

Tale contributo economico si aggiunge allo stipendio ordinario e si rivolge solamente a coloro i quali svolgono attività fuori sede in via temporanea, senza che avvenga un trasferimento definitivo (in questo caso si parla di trasferimento).

RIMBORSO SPESE O INDENNITÀ DI TRASFERTA

Spesso confusi o usati come sinonimi, l’indennità di trasferta e il rimborso spese sono due erogazioni completamente differenti, anche se entrambe finalizzate a rimborsare costi e disagi derivanti da uno spostamento di tipo temporaneo.

L’indennità, infatti, corrisponde a un rimborso forfettario, mentre il “rimborso spese” copre i costi effettivamente sostenuti dal dipendente durante la sua trasferta e si basa sulla produzione di una dettagliata nota spesa.

INDENNITÀ DI TRASFERTA VS DIARIA

L’indennità di trasferta e la diaria non sono soggette allo stesso regime fiscale ed è questo il principale elemento che discrimina l’uno o l’altro rimborso. La diaria è un rimborso a forfait che non viene considerato come “retribuzione” e per il quale il dipendente non deve necessariamente presentare documenti fiscali a dimostrazione delle spese sostenute.
L’indennità di trasferta, invece, è una somma aggiuntiva in busta paga che viene considerata a tutti gli effetti un elemento aggiuntivo sullo stipendio base.

COME FUNZIONA L’INDENNITÀ DI TRASFERTA

La trasferta indica, come illustrato, uno spostamento provvisorio in sede diversa da quella ordinaria, per sopperire alle più diverse necessità dell’impresa (sopralluoghi, incontri con clienti, controlli e così via). Non viene erogata, invece, quando il lavoratore raggiunge un luogo di lavoro considerabile come stabile e permanente.

Esistono, inoltre, tre diversi modi per rimborsare al dipendente le spese di trasferta e la sua disponibilità allo spostamento, ovvero la modalità forfettaria, quella a pié di lista e quella mista.

INDENNITÀ DI TRASFERTA FORFETTARIA

In questo caso, il rimborso spese al dipendente viene effettuato seguendo parametri fissi e stabiliti a priori nel contratto. È il CCNL a indicare la retribuzione delle trasferte secondo parametri forfettari e quanto pattuito nell’accordo tra azienda e lavoratore non può essere modificato.

RIMBORSO SPESE DI TRASFERTA A PIÈ DI LISTA O ANALITICO

Il dipendente può chiedere che il rimborso delle spese della sua trasferta sia di tipo “a pié di lista” o anche detto analitico, ovvero che avvenga a fronte della presentazione di una dettagliata nota spesa, che racchiuda tutti i pagamenti che ha effettuato e i rispettivi documenti a riprova dell’esborso.

RIMBORSO SPESE MISTO

Si tratta sostanzialmente di un rimborso che racchiude più caratteristiche delle due modalità già elencate. Alcuni contratti prevedono, infatti, che al dipendente venga erogata un’indennità a forfait, ma anche un rimborso a piè di lista attentamente documentato per alcune spese vive sostenute in viaggio.

QUANDO SI PUÒ OTTENERE L’INDENNITÀ DI TRASFERTA

L’indennità di trasferta comprende tutti gli spostamenti che il dipendente svolge su richiesta del datore di lavoro per i più diversi motivi aziendali. Prevede comunque il carattere di temporaneità e il ritorno entro breve termine alla solita sede di lavoro. Esistono quattro criteri essenziali che indicano quando il lavoratore ha diritto all’indennità di trasferta:

• l’esistenza di un CCNL che prevede la trasferta e la relativa indennità;
• la temporaneità dello spostamento;
• la motivazione della trasferta per svolgere necessarie attività lavorative;

il ritorno al luogo di lavoro indicato a contratto.

QUANDO NON SPETTA L’INDENNITÀ DI TRASFERTA?

Non spetta alcun tipo di rimborso, salvo eccezioni di carattere individuale, quando un dipendente sostiene delle spese per raggiungere la sua sede di lavoro abituale (ad esempio facendo gasolio o acquistando biglietti del treno e così via).

Inoltre, se il dipendente cambia il suo luogo di lavoro quotidiano in via definitiva, si parla di trasferimento e non più di trasferta, una soluzione regolamentata in maniera completamente diversa e che non prevede l’erogazione di una semplice indennità di trasferta.

COME SI CALCOLA L’INDENNITÀ DI TRASFERTA

L’ammontare esatto dell’indennità di trasferta varia a seconda del contratto di lavoro e, in particolare, del CCNL di riferimento per la categoria lavorativa e il settore di appartenenza.

È, infatti, all’interno della contrattazione collettiva che sono definiti i diritti e i doveri dei lavoratori ed è in base alla retribuzione giornaliera che viene definita la quota erogata al dipendente per compensare le sue trasferte.

È poi il TUIR a regolamentare il trattamento contributivo e fiscale della trasferta e a completare le indicazioni sul calcolo dell’indennità e sulla sua rilevanza rispetto alla retribuzione del lavoratore.

INDENNITÀ TRASFERTA ALL’ESTERO E IN ITALIA: DIFFERENZE

Sono applicati differenti regimi fiscali alle trasferte che avvengono sul territorio nazionale e a quelle che presuppongono l’espatrio temporaneo del dipendente all’estero. Il calcolo dei contributi INPS e delle tasse, ad esempio, è diverso se il lavoratore resta entro il comune della sede di lavoro, sul territorio nazionale o fuori confine.

Fa la differenza, inoltre, la tipologia di indennità applicata.

Se il dipendente si muove in Italia o all’estero con un’indennità di tipo forfettario non viene applicato nessun contributo INPS o Irpef fino a:

• 46,68€ al giorno per una trasferta in Italia;
• 77,46€ al giorno per una trasferta all’estero.

Concorrono a formare base imponibile ai fini fiscali e previdenziali le cifre eccedenti queste soglie. I rimborsi sono calcolati al netto delle spese di viaggio e trasporto, per le quali il lavoratore può presentare giustificativi e ricevere specifici rimborsi.

Se il dipendente si muove in Italia o all’estero con un rimborso di tipo misto, questo sarà esente da tassazione e contributi per la parte forfettaria che non ecceda:

• 30,99€ per una trasferta in Italia;
• 51,65€ per una trasferta all’estero.

Questo nel caso in cui al dipendente venga erogata l’indennità di trasferta più il rimborso spese per il vitto oppure per l’alloggio (i costi di viaggio e trasporti sono rimborsati a parte).

Nel caso, invece, venga offerta al dipendente un’indennità di trasferta più un rimborso spese a piè di lista per tutte le spese (vitto e alloggio, più viaggio e trasporti), i limiti sono:

• 15,49€ al giorno in Italia;
• 25,82€ al giorno all’estero.

TABELLA RIASSUNTIVA: CALCOLO INDENNITÀ DI TRASFERTA

SI PUÒ RIFIUTARE LA RICHIESTA DI UNA TRASFERTA?

Il dipendente non può rifiutare una trasferta, quando richiesta dal datore di lavoro per comprovate esigenze aziendali. Addirittura, la legge configura il rifiuto alla trasferta come un inadempimento del lavoratore e considera tale diniego come un motivo di licenziamento.

COSA COMPRENDE LA DIARIA PER TRASFERTA?

Come accennato, la diaria consiste in un rimborso forfettario delle spese giornaliere del lavoratore che si trova in trasferta e che non va a formare la retribuzione. La diaria copre tutte le spese anticipate dal lavoratore per il viaggio, come pernottamento, vitto e costi quotidiani, per ogni giornata trascorsa in trasferta. La cifra viene pattuita tra azienda e dipendente, che dichiara le cifre in una nota spese, ma non è tenuto a comprovare le spese conservando i documenti fiscali relativi.

QUANTI KM PER AVERE LA TRASFERTA?

Non esiste un limite chilometrico riconosciuto come valido ai fini di stabilire se un lavoratore si trova in trasferta. Generalmente anche spostamenti di 10/20 km rispetto alla sede abituale di lavoro potrebbero essere considerati come una trasferta, e dare diritto all’indennità.

Alcuni CCNL, però, stabiliscono limiti diversi e specifici: come il CCNL Commercio, che definisce trasferte solo le  prestazioni lavorative svolte per l’intero orario lavorativo quotidiano, in una sede che si trova ad almeno 60 km dalla sede aziendale ordinaria o che sia raggiungibile in un tempo superiore a un’ora.

COME VIENE PAGATA LA TRASFERTA IN BUSTA PAGA?

L’indennità di trasferta viene riconosciuta come parte integrante della retribuzione ed è inserita quindi in busta paga. La cifra relativa viene determinata proprio come percentuale sulla retribuzione giornaliera stabilita a contratto o indicata nel CCNL di riferimento per la categoria di appartenenza del dipendente.

La somma copre il disagio e le spese affrontate, per tutto l’arco temporale della trasferta fuori sede, compresi ad esempio le giornate di malattia o infortunio sul lavoro oppure i weekend. Imparare a leggere la busta paga e conoscere i propri diritti, anche in tema di trasferta, è d’obbligo per ogni dipendente che voglia gestire con consapevolezza i suoi rapporti di lavoro.