IL LAVORO AGILE: COS’È E COME FUNZIONA?

COSA SI INTENDE PER SMART WORKING

L’avanzata dello smart working si basa sui nuovi paradigmi lavorativi e su una nuova visione del rapporto di lavoro basata sull’autonomia, sulla flessibilità e sul senso di responsabilità dei collaboratori. A livello aziendale, implementare politiche di smart working significa rivedere l’intera filosofia, gli spazi di lavoro e gli strumenti a disposizione dei dipendenti, impegnandosi per mettere il lavoratore al centro di ogni politica.

È principalmente la legge 81/2017 (e successive modifiche) a disciplinare lo smart working in Italia e, secondo il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

“Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

In questa definizione sono contenuti tutti i principi che hanno ispirato la nascita dello smart working, un approccio al lavoro totalmente innovativo, che si basa su un nuovo modo di intendere il rapporto contrattuale, la cultura aziendale, gli orari di lavoro e anche gli spazi fisici dedicati all’attività professionale. Tale nuova modalità può riguardare sia contratti di lavoro a tempo indeterminato, sia collaborazioni a tempo determinato ed è esteso trasversalmente a categorie lavorative eterogenee.

Il primo passo che le aziende dovrebbero compiere per riuscire ad avviare collaborazioni in smart working è spostare il focus del rapporto dalle ore lavorate agli obiettivi da raggiungere. Inoltre, a essere cruciale in questo nuovo scenario è anche la fiducia tra azienda e lavoratore, che consenta una più ampia libertà d’azione e un’assenza di monitoraggio costante da parte di manager e responsabili.

La strumentazione tecnologica e la trasformazione digitale dell’impresa sono altri aspetti essenziali per poter adottare contratti di lavoro agile, poiché sono proprio elementi come i device portatili, le connessioni, i tool digitali e le piattaforme di project management a rendere concretamente possibile un lavoro in team o su obiettivi che sia efficiente e performante.

La definizione di “luogo di lavoro” nello smart working si amplia fino a contemplare la casa del dipendente, i coworking, le seconde dimore o qualsiasi altro locale che possa essere adibito a “ufficio”. La flessibilità a livello di luogo di lavoro si accompagna, nel lavoro agile, anche alla tendenza a mantenere gli orari di lavoro flessibili, fino a eliminare totalmente i vincoli fissi in tal senso.

Gli obiettivi di questo tipo di collaborazione sono quelli di migliorare nettamente l’equilibrio tra la vita professionale e privata dei lavoratori e, contestualmente, aumentare la produttività, con effetti positivi sulla crescita e sulla competitività dell’organizzazione che propone contratti di lavoro agile.

QUAL È LA DIFFERENZA TRA LAVORO AGILE E SMART WORKING?

Si possono usare i termini smart working o lavoro agile sostanzialmente come fossero sinonimi, anche se le loro implicazioni di significato sono leggermente diverse. A livello normativo, lavoro agile e smart working sono la stessa cosa e la legge n. 81 del 2017, nonché le successive modifiche, si riferiscono ai due termini usandoli effettivamente come sinonimi.

Parlando di lavoro agile si fa, però, riferimento principalmente ad una tipologia di lavoro dipendente normato dalla legge, svolto al di fuori dei locali dell’azienda grazie ai più avanzati strumenti tecnologici e finalizzato, come accennato, a migliorare il work-life balance. Quando si parla di smart working si considera più che altro la filosofia dietro ai concetti di lavoro “smart” e alle possibilità di utilizzare competenze e potenzialità digitali per organizzare una vita lavorativa su parametri completamente diversi da quelli di un tempo.

Diverso è, invece, il significato di telelavoro, ossia un tipo di lavoro subordinato semplicemente svolto in un luogo fisico diverso dai locali aziendali, ma non guidato dalla stessa filosofia di autonomia e flessibilità tipiche dello smart working. A disciplinarlo sono leggi dedicate e ben più datate della 81/2017.

PERCHÉ SI CHIAMA SMART WORKING?

Il termine smart working può essere tradotto “lavoro intelligente” o, appunto, “lavoro agile”. Il significato che si è voluto dare a queste due parole è chiaro, alla luce dei concetti che sottintendono a questo tipo di collaborazione. È curioso sapere che, in realtà, nel mondo anglofono non si parla mai di smart working per riferirsi ai nostri sistemi di lavoro agile e che la locuzione è stata coniata come un inglesismo al di fuori dei paesi dove l’inglese è davvero parlato.

Diverso è il significato di lavoro smart da quello di termini come remote working, work from home, hybrid work, che si riferiscono a specifiche modalità di lavoro differenti da quelle proprie del lavoro agile.

QUALI SONO I PILASTRI FONDAMENTALI PER LO SMART WORKING?

Come accennato, per poter implementare valide strategie di smart working in azienda, l’impegno dev’essere sinergico, da parte del datore di lavoro e dei suoi collaboratori. In primo luogo, entrambi devono totalmente ripensare il loro approccio al lavoro, agli obiettivi, agli orari, ai rapporti tra risorse e all’uso degli strumenti di lavoro.

Se al dipendente sono concesse autonomia e libertà organizzative, sono anche richieste un’ottima gestione del tempo, una spiccata capacità di gestire le mansioni in modo funzionale alle priorità e alle esigenze aziendali e una condivisione trasparente dei risultati.

Il rispetto delle regole, delle scadenze e degli accordi diventa, in questo contesto, una capacità essenziale per i collaboratori, che devono saper dimostrare alle imprese la piena capacità di gestire una tipologia di lavoro agile fuori dalla sede aziendale. La reperibilità negli eventuali orari stabiliti, un’eccellente padronanza degli strumenti informatici e la capacità di relazionarsi adeguatamente con i colleghi completano i pilastri dello smart working dal punto di vista del collaboratore e rappresentano la chiave per ottenere un equilibrio altrimenti impossibile tra vita privata e lavorativa.

A livello aziendale è richiesto in primis un chiaro e dettagliato piano d’azione e una concreta disponibilità a concedere ai lavoratori l’autonomia organizzativa che caratterizza il lavoro agile. Una chiara strategia di implementazione dello smart working è indispensabile per far sì che le nuove modalità di lavoro siano davvero funzionali alle necessità dell’azienda e si rivela essenziale, come intuibile, la capacità di restare sempre al passo con l’evoluzione dei più moderni sistemi informatici, di comunicazione, collaborazione e gestione dei team in remoto.

La tecnologia e una rinnovata cultura aziendale sono, quindi, indispensabili per ottenere i vantaggi tipici dello smart working, come una riduzione dei costi, una maggiore efficienza e la possibilità di godere di dinamiche molto più snelle e adattabili alle diverse necessità dell’impresa e/o del mercato.

LEGGI E REGOLAMENTAZIONI DELLO SMART WORKING IN ITALIA

Il lavoro agile è regolamentato da un accordo volontario tra lavoratore e azienda che solitamente prevede la definizione di:

• flessibilità di tempo;
• flessibilità di luogo;
• dotazione della strumentazione;
• norme di sicurezza.

Come riportato, lo smart working in Italia è disciplinato dalla Legge del 22 maggio 2017 n. 81, la quale stabilisce, tra gli altri dettagli, che:

• lo smart working sia sempre subordinato alla stipula di un espresso accordo tra azienda e dipendente;
• che non esistano vincoli di luogo e orario, salvi diversi accordi tra le parti;
• che il lavoro agile corrisponda a una reale flessibilità in termini di obiettivi e fasi, su cui lavorare fuori o dentro le sedi di lavoro;
• che gli orari settimanali e giornalieri di lavoro rispettino la legge di riferimento e/o la contrattazione collettiva e che sia previsto il diritto alla disconnessione;
• che al collaboratore in remoto siano messi a disposizione mezzi adatti allo svolgimento della sua attività e che gli siano concessi, inoltre, i medesimi trattamenti previsti per i lavoratori in sede (a livello di retribuzione, tutele, possibilità di carriera e diritti).

Dall’elaborazione della legge traspaiono già i principi del lavoro agile, che punta a concedere ai lavoratori nuove forme di autonomia e alle imprese rinnovate modalità organizzative dalle ampie possibilità.

Le imprese che desiderano attivare contratti in smart working devono avvalersi dell’apposita piattaforma del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Inoltre, è bene sapere che esistono categorie di lavoratori a cui la legge impone di dare priorità per l’accesso al lavoro agile (come da decreto legislativo 30 giugno 2022, n. 105), ad esempio: genitori con figli sotto i 12 anni o disabili, lavoratori con disabilità e caregivers.

L’IMPORTANZA E I VANTAGGI DELLO SMART WORKING

Sia i lavoratori che l’azienda hanno beneficio dallo smart working in termini di:

• conciliazione vita e lavoro;
• organizzazione;
• collaborazione;
• autogestione;
• responsabilizzazione;
• flessibilità.

Dal punto di vista delle aziende il lavoro agile consente un netto taglio dei costi a livello di spazi di lavoro e un risparmio su tutte le spese generate dalla presenza dei lavoratori in sede (energia elettrica e altre utenze, mense e così via). Inoltre, la creazione di un team di lavoro in smart working consente un’estrema flessibilità organizzativa e la possibilità di avvalersi di talenti localizzati anche a distanza dalla sede aziendale, con un tangibile miglioramento delle opportunità di crescita e sviluppo del business.

Anche i dipendenti possono contare su significativi risparmi in termini di costi di carburante, abbonamenti ai mezzi pubblici, spese per il cibo e simili voci. Inoltre, risparmieranno una risorsa essenziale, il tempo, evitando gli spostamenti casa-lavoro e incanalando le ore risparmiare su una migliore gestione della vita privata. Le ricadute positive sull’umore e i livelli di stress dei dipendenti sono intuibili e dimostrate da diversi studi e, inoltre tali miglioramenti incidono in via diretta anche sulla produttività.

Si stima che, se inseriti in sistemi di smart working evoluti e funzionali, i lavoratori aumentino la loro efficienza del 15/20%. Da non sottovalutare è anche il possibile sviluppo competenze trasversali, le cosiddette soft skill: lavorare da casa in maniera autonoma implica sviluppare una buona gestione del tempo, una migliore capacità di concentrazione, un utilizzo più efficace dei software digitali e l’abilità di lavorare in team, anche attraverso piattaforme virtuali.

Non da ultimo, la diffusione del lavoro agile contribuisce alle politiche green, poiché riduce l’uso di mezzi di trasporto privati e le emissioni di carbonio in atmosfera, ma consente anche un netto efficientamento energetico delle imprese.

I RISCHI DELLO SMART WORKING

Come tutte le nuove sfide, anche lo smart working presenta qualche difficoltà organizzativa da superare, per diventare un modello realmente efficace. Ad esempio?

Il miglioramento dell’equilibrio tra vita privata e lavorativa potrebbe sfociare, in alcuni casi, in una difficile separazione tra i due ambiti, con una difficoltà a stabilire orari e pause congrue e un concreto rischio di burnout.

L‘isolamento è senza dubbio uno dei lati meno facili da gestire per chi lavora in smart working e per le imprese. Mentre c’è chi guadagna in concentrazione ed efficienza lavorando da solo, altri potrebbero soffrire un eccessivo distacco dal team e un calo di socialità poco positivo, a cui l’azienda deve riuscire a sopperire con validi strumenti o politiche di team building.

L’aumento di produttività potrebbe, inoltre, essere intervallato da netti cali qualora il collaboratore non sia in grado di gestire da solo l’organizzazione del lavoro e le scadenze. In questo caso, un intervento rapido da parte dell’azienda è essenziale, insieme a validi programmi di formazione che possano aiutare i lavoratori in tal senso.

Da non sottovalutare sono anche i rischi legati alla sicurezza per le imprese, poiché la presenza di dispositivi digitali all’esterno dei locali aziendali potrebbe generare pericolose falle e una divulgazione non prevista di dati e informazioni sensibili. Dei buoni sistemi di assicurazione di mezzi e strumenti potrebbe tutelare, inoltre, da furti imprevisti.

COME TROVARE LAVORO IN SMART WORKING

Se hai deciso che il lavoro in smart working è ciò che fa per te, potresti metterti attivamente alla ricerca di aziende che concedono ai loro collaboratori questa forma contrattuale.

Ricordati di redigere un CV accattivante e di prepararti adeguatamente agli eventuali  colloqui di lavoro che ti verranno proposti. Oltre a inviare autocandidature alle aziende per cui ti interesserebbe lavorare, puoi esplorare il motore di ricerca Gi Group, per trovare le migliori offerte di lavoro e le più valide aziende che propongono cooperazioni moderne ed efficaci sotto forma di lavoro agile.