CHI È E COSA FA L’ADDETTO AL BACK OFFICE?

IMPIEGATO DI BACK OFFICE SIGNIFICATO

Back office è un termine inglese che è traducibile letteralmente in italiano come “retro ufficio”. Per capire davvero cosa significa, però, la definizione è da contrapporre a quella di front office.

Le imprese tendono a suddividere il loro organigramma in parti distinte:

• i membri del front office si occupano della gestione diretta dei clienti;
• gli addetti al back office amministrativo gestiscono la parte amministrativa dell’ufficio;
• gli addetti al back office commerciale gestiscono gli ordini di vendita;
• il back office bancario garantisce l’operatività dei servizi bancari.

Cosa fanno concretamente?

COSA FA L’ADDETTO AL BACK OFFICE

L’impiegato di back office lavora in sinergia con il front office e gestisce sostanzialmente tutto il flusso di dati, documenti e informazioni che arrivano dall’esterno.

Ha il compito di organizzare dati e documenti, archiviarli, distribuirli e garantire che i workflow aziendali siano sempre fluidi e senza intoppi. Non è esclusa però, anzi, la relazione tra il back office e l’esterno, dato che spesso occorre un’interazione diretta tra gli impiegati e i clienti, i partner, i fornitori, i collaboratori, gli enti pubblici e le altre figure chiave per l’azienda.

TIPOLOGIE

I compiti tipici di un impiegato di back office possono variano anche in base al contesto nel quale il professionista è inserito. Sono principalmente tre gli ambiti di lavoro di un back office, ossia quello commerciale, quello bancario e quello amministrativo.

ADDETTO AL BACK OFFICE COMMERCIALE

Chi si occupa di back office commerciale ha il compito di gestire con precisione ed efficienza tutte le attività legate ai clienti e ai fornitori, come ad esempio: la gestione delle anagrafiche, l’amministrazione degli ordini, dei relativi pagamenti e della logistica, la predisposizione di preventivi o di documenti di trasporto, la programmazione del lavoro per i colleghi della forza vendita. Tra le mansioni di un impiegato commerciale possono esserci anche compiti prettamente amministrativi, come l’archiviazione dei documenti o l’elaborazione di report circa vendite, conversioni e fatturati.

IMPIEGATO BACK OFFICE AMMINISTRATIVO

L’addetto al back office amministrativo si occupa di tutti i compiti amministrativi dell’azienda, fungendo da filo conduttore tra le operazioni interne all’organizzazione e le richieste esterne.
Tra i compiti di chi gestisce il back office amministrativo c’è la gestione delle fatture, il controllo dei pagamenti, il monitoraggio delle attività contabili, la verifica delle note spese o anche più generiche mansioni di office management, tra cui registrazione di bolle e fatture, prima nota, adempimenti fiscali IVA ed imposte dirette.

ADDETTO AL BACK OFFICE BANCARIO

Si tratta di una figura impiegata all’interno di banche, società finanziarie o società di consulenza che erogano servizi a banche e realtà finanziarie. Ha operatività diverse in base alla funzione di Operations a cui si lega e in cui è inserito. Verifica la documentazione, aggiorna il gestionale di riferimento, reportistica, supporta operativamente ai colleghi/clienti. In particolare, può essere inserito nella gestione dei processi di finanziamenti ai clienti, pagamenti, titoli, finanza, etc.

MANSIONI DELL’OPERATORE DI BACK OFFICE

Chi è addetto al back office si occupa tipicamente di numerose mansioni eterogenee e spesso a cavallo tra le diverse tipologie di figure viste in precedenza. Cosa fa, nella quotidianità, l’impiegato di back office?

Back Office Commerciale

• Utilizza applicativi web per visualizzare dati e documenti
• Fornisce assistenza al direttore commerciale e/o clienti
• Inserimento anagrafica clienti, data entry
• Inserimento, follow up ordini con relativo monitoraggio delle spedizioni
• Gestione post vendita, reclami e resi
• Preparazione offerte commerciali
• Fatturazione clienti
• Interfaccia con ufficio logistica
• Archivia e tiene in ordine la documentazione aziendale, cartacea e digitale.
• Produce reportistica.
• Si preoccupa di favorire la comunicazione interna e di allineare le informazioni in ingresso e in uscita.
• Opera rispettando la compliance.

Backoffice amministrativo

• Utilizza applicativi web per visualizzare dati e documenti
• Archivia e tiene in ordine la documentazione aziendale, cartacea e digitale.
• Produce reportistica.
• Svolge mansioni contabili e amministrative – fatturazione base, controllo fatture e prima nota
• Effettua data-entry.
• Archivia e tiene in ordine la documentazione aziendale, cartacea e digitale.
• Recupero crediti
• Opera rispettando la compliance.

Backoffice bancario

• Conosce le regole base di economia finanziaria
• A seconda dell’area di inserimento può occuparsi: dei servizi bancari, dei sistemi di pagamento, dei prodotti assicurativi finanziari, dei prodotti di investimento e titoli, finanziamenti e mutui
• Garantisce la corretta applicazione ed implementazione dei prodotti e servizi bancari richiesti dai clienti, rispettando i tempi di gestione previsti
• Utilizza il Pacchetto Office ed ha un’ottima conoscenza di Excel
• Produce reportistica
• Archivia e tiene in ordine la documentazione aziendale, cartacea e digitale.
• Opera rispettando la compliance e la normativa bancaria in generale

STIPENDIO DI UN IMPIEGATO DI BACK OFFICE

Lo stipendio tipico di un back office in Italia può variare notevolmente a seconda delle mansioni che svolge, dell’esperienza che ha accumulato, del suo inquadramento contrattuale, della zona geografica in cui lavora, dalla struttura dell’organizzazione in cui è impiegato e dalla sua anzianità di lavoro.

Le posizioni entry level per il back office commerciale ed amministrativo percepiscono generalmente uno stipendio medio di 20/22.000€ lordi all’anno, per raggiungere i 25/26.000€ con un grado di esperienza medio. Le posizioni senior, invece, possono puntare a stipendi che superano i 30.000€ lordi annui.

La posizioni entry level per il back office bancario, se assunti sul ccnl del credito, percepiscono generalmente uno stipendio medio di 32000 € lordi all’anno. Le posizioni senior, invece, possono puntare a stipendi che superano i 38000 € lordi all’anno. Le ral possono però differire in base al CCNL applicato dalla società che assume e dal contesto aziendale stesso.

SOFT SKILL RICHIESTE

Data la potenziale complessità del mestiere, sono numerose le soft e hard skill che sono richieste a questi professionisti. Quali sono le principali doti personali o relazionali che dovresti avere, se punti a diventare un impiegato di back office?

• Una spiccata capacità analitica.
• Buone capacità gestionali.
• Spirito di collaborazione.
• Capacità di prendere decisioni rapide e di agire con prontezza.
• Orientamento al risultato e alla qualità.
• Abilità di pianificazione e organizzazione del lavoro.
• Problem solving.
• Scrupolosità, precisione ed accuratezza.
• Empatia e capacità di comunicare in modo efficace con i colleghi e con i terzi coinvolti nelle attività che svolge.
• Capacità di lavorare in multitasking e gestire in contemporanea più attività anche molto diverse tra loro nel rispetto delle tempistiche assegnate.
• Ottime capacità di ascolto.

COMPETENZE TECNICHE RICHIESTE

Oltre alle soft skill appena viste, agli addetti back office sono richieste anche competenze tecniche specifiche, quali:

• la conoscenza dei principi di contabilità generale e analitica con focus sui principi di base di economia finanziaria e bancaria soprattutto per il ruolo di back office bancario;
• la conoscenza dei principi contabili e delle normative fiscali;
• competenze in tema di compliance;
• buona padronanza della normativa IVA;
• buon utilizzo dell’Internet Banking;
• conoscenza dei principali software di gestione amministrativa e contabile;
• utilizzo efficiente del Pacchetto Office soprattutto Excel;
• eventuali abilità linguistiche, indispensabili se si opera in realtà multinazionali.

REQUISITI PREFERENZIALI

Se vuoi candidarti come impiegato di back office, può esserti d’aiuto possedere e inserire nel tuo curriculum vitae alcuni elementi che caratterizzano il tuo percorso formativo. Quali?

• Per il back office amministrativo e commerciale diploma o un’eventuale laurea.
• Per il back office bancario preferibile laurea in Economia, Scienze Bancarie, Giurisprudenza, Scienze Politiche o discipline affini.
• Il tuo livello linguistico (in molti contesti, meglio se attestante la conoscenza della lingua inglese).
• La tua esperienza pluriennale nella stessa posizione e/o un’esperienza specificamente collezionata nel settore in cui opera l’azienda per la quale vorresti lavorare.

SITUAZIONE TIPICA DI LAVORO

• Il lavoro in ufficio, poiché la quotidianità di un impiegato back office si svolge di solito prevalentemente seduto a una scrivania.
• Utilizzo del PC, di internet e delle principali tecnologie digitali, con il quale gli addetti al back office gestiscono oggi gran parte delle loro attività.
• Il contatto con responsabili, manager e colleghi di lavoro che possono essere altri impiegati, rappresentanti di altri reparti aziendali connessi (come la logistica, la contabilità, la forza vendita, il marketing etc).
• Un orario di lavoro standard dal lunedì al venerdì, con un numero di ore fissato dai CCNL di riferimento e la possibilità di straordinari nei periodi in cui il carico di lavoro è particolarmente intenso.
• Una buona possibilità di crescita professionale, specialmente nelle realtà più grandi e strutturate e soprattutto se si affianca il lavoro quotidiano a percorsi formativi che portino ad acquisire competenze sempre più mirate.

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