LAVORARE COME DATA ENTRY

CHI È L’OPERATORE DEL DATA ENTRY?

Il significato di “Data Entry” è essenzialmente “inserimento dati”. Infatti, il/la Data Entry può essere anche definito nel mondo lavorativo addetto e addetta all’inserimento dati. Sostanzialmente un operatore o un’operatrice del Data Entry sono chiamati a occuparsi in toto di ciò che riguarda la gestione, l’inserimento, la classificazione, l’organizzazione o la categorizzazione di dati, per conto delle imprese presso cui lavorano.

Sono numerose, infatti, le aziende che hanno bisogno di figure Data Entry nel loro organico, che siano di piccole o grandi dimensioni e appartenenti ai più diversi settori merceologici.

CHE COSA FA LA FIGURA DEL DATA ENTRY?

Chi lavora come Data Entry si occupa dell’inserimento di diverse tipologie di dati all’interno di sistemi informatici, sfruttando i mezzi digitali oggi a disposizione. Essenzialmente raccoglie le informazioni, le organizza e le trascrive su supporti che possono essere database, file Excel, software aziendali o altri tipi di piattaforme.

Può occuparsi di ogni tipologia di dati che l’impresa abbia bisogno di riportare in un diverso formato e, tra i suoi compiti, rientrano anche il controllo e la correzione di dati scorretti, ridondanti o datati. Inoltre, la figura di Data Entry può anche occuparsi di riportare i dati in forme comprensibili dal team al management o altri partner e può essere chiamata a studiare i dati per ricavarne informazioni utili all’azienda.

A volte la mansione di inserimento dati viene affidata agli impiegati e alle impiegate del back office e spesso, quindi, il lavoro di data entry si confonde con quello di altre figure professionali presenti all’interno di un ufficio.

COSA SI INTENDE PER INSERIMENTO DATI?

Come accennato, il concetto di inserimento dati è più ampio di quello che si possa pensare. In genere con l’operazione di Data Entry si intende l’inserimento di informazioni all’interno di un foglio di calcolo, di specifici database, di CRM, di documenti di testo, di file in cloud, etc.

E, se oggi nella maggior parte dei casi i dati vengono riportati da un supporto digitale a un altro, resta ancora aperta la possibilità di trascrivere informazioni da un documento cartaceo a un supporto digitale. Si parla in questo caso di “digitalizzazione dei dati”.

MANSIONI DI CHI FA DATA ENTRY

Dopo aver capito le basi di questa figura professionale, cerchiamo di andare più a fondo e di comprendere cosa fa chi lavora come Data Entry nella sua quotidianità. Quali sono le sue principali mansioni?

• Acquisisce e registra documenti e riceve le informazioni che devono essere digitalizzate;
• Inserisce i dati in archivi informatici a mano, tramite la tastiera, secondo il formato e lo schema richiesto dal sistema;
• Verifica l’accuratezza e la completezza dei dati registrati;
• Corregge eventuali errori di registrazione;
• Compila moduli o documenti relativi alla presa in carico e alla conclusione del lavoro;
• Invia tramite gestionale i documenti o le informazioni digitalizzate al committente.

In realtà, andando ad approfondire il lavoro di inserimento dati, si possono individuare diverse categorie di occupazioni, tutte relative alla gestione dei dati, ma con caratteristiche più specifiche.

DATA CAPTURE O RACCOLTA DEI DATI

Il primo passo per poter maneggiare dei dati è raccoglierli. Chi gestisce la fase di Data Capture utilizza software dedicati per raccogliere informazioni o specifiche strategie fornite dall’azienda per costruire validi database di dati. A volte il compito di raccoglierli e trascriverli viene svolto dalla stessa persona, altre volte, invece, il lavoro di Data Capture e quello di inserimento dati (o di ripulitura, aggregazione e organizzazione) sono svolti da due professionisti distinti.

DATA CLEANSING O RIPULITURA DEI DATI

Anche il passaggio chiamato ripulitura dei dati, nelle aziende più grandi può essere affidato a una figura specializzata, ma generalmente è compreso tra i compiti di chi fa Data Entry. Cosa si intende? Si parla di Data Cleansing per definire il lavoro di aggiornamento dei database, riorganizzazione delle informazioni, eliminazione dei dati ridondanti, correzione degli errori e aggiornamento dei dati non più validi o attuali.

DATA TAGGING O CLASSIFICAZIONE DEI DATI

Tra i compiti importanti di chi si occupa di Data Entry, c’è la classificazione o tagging dei dati, che ha lo scopo di rendere ogni informazione facilmente reperibile da chi dovrà utilizzarla. È possibile, infatti, associate etichette (i tag appunto) ai dati, perché risultino classificati con riferimenti specifici e rintracciabili con più facilità da chi utilizza il database o la piattaforma in cui le informazioni sono inserite.

DATA ANNOTATION O CATEGORIZZAZIONE DEI DATI

Un altro dei ruoli più importanti di chi fa Data Entry è la categorizzazione dei dati: annotarli vuol dire associarli a etichette e anche dividerli in macrocategorie ben definite, per far sì che ogni informazione possa essere letta e compresa anche da algoritmi o Intelligenze Artificiali.

Inserendo ogni input all’interno di una categoria con l’aggiunta di descrizioni dettagliate, le IA saranno in grado di identificare in autonomia i dati per gestirli, riproporli e riutilizzarli nella maniera più opportuna. Un esempio dell’attività di Data Annotation è quella associata alle banche immagini, ai social media, agli e-commerce o ai database sanitari, che possono leggere le categorizzazioni e proporre a chi naviga (nel database oppure online) suggerimenti, prodotti simili, profili di interesse o articoli utili, rendendo l’esperienza di utilizzo più positiva e soddisfacente.

QUANTO SI GUADAGNA LAVORANDO COME DATA ENTRY?

Lo stipendio di un’operatrice o di un operatore Data Entry può variare parecchio a seconda di diversi fattori, come: la mansione svolta, la struttura dell’azienda in cui lavorano, le competenze possedute, la capacità di usare software specializzati, il grado di responsabilità, la zona geografica dove lavorano, il tipo di contratto di lavoro e il numero di ore complessive per cui sono assunti e assunte.

Mediamente in Italia chi fa Data Entry percepisce uno stipendio di circa 15.000€ lordi annui, ma può maturare esperienza e arrivare a raggiungere anche retribuzioni comprese tra i 20 e i 25.000€ lordi. Alcune imprese scelgono di pagare i dipendenti a ore o in base ai caratteri per minuto che riescono a inserire, o ancora a parola oppure a minuto di audio trascritto, nel caso sia quello il compito assegnato alla persona.

DATA ENTRY: RUOLO E MODALITÀ DI LAVORO

Un’operatrice o un operatore Data Entry possono lavorare all’interno dell’azienda, occupandosi dell’inserimento dati per l’impresa stessa o per uno o più clienti del loro datore di lavoro. Possono essere occupati e occupate full-time oppure ricevere una paga oraria in base alle loro prestazioni.

In alternativa, chi si occupa di Data Entry può lavorare in remoto come figure esterne all’azienda con retribuzione a progetto, per numero di parole o seguendo altri accordi presi con l’azienda in base alle necessità.

COME INIZIARE A FARE DATA ENTRY?

Per lavorare come Data Entry non serve una formazione specifica, ossia non occorre possedere un diploma di scuola media superiore o una laurea per svolgere questa professione. È possibile anche intraprendere il percorso come Data Entry senza esperienza, ma è sicuramente bene possedere alcune conoscenze basilari per poter svolgere il mestiere con successo.

Ad esempio, è utile acquisire competenze in campo informatico, doti organizzative, conoscenze matematiche, statistiche o di contabilità. Può essere utile o espressamente richiesto anche conoscere le lingue straniere, nel caso si maneggino dati in una lingua estera.

FORMAZIONE

Per svolgere con efficienza il compito di Data Entry serve, quindi, una formazione specifica di carattere prevalentemente tecnico: potrebbe rivelarsi una buona scelta, quindi, quella di ottenere un diploma in una scuola informatica, oppure di tipo tecnico o commerciale. Sono una buona opportunità anche i percorsi ITS o IFTS, ossia i cammini di formazione post diploma offerti da Istituti Tecnici Superiori o i corsi di Istruzione e Formazione Tecnica Superiore.

Come accennato, la laurea non è indispensabile, seppur senza subbio alcuni percorsi universitari (come quelli nel settore della statistica, dell’informatica o della matematica) possono facilitare l’inserimento nelle aziende più grandi, strutturate o di stampo internazionale.

In ogni caso, molte imprese offrono alle figure junior percorsi formativi mirati e investono nella formazione delle loro risorse, per farle crescere in azienda.

COMPETENZE SOFT NECESSARIE

Sono diverse le soft skill che dovrebbe possedere chi è deputato/a all’inserimento dati. Quali sono le principali?

• Autonomia nello svolgimento del lavoro;
• Concretezza;
• Ottima gestione del tempo;
• Buone capacità di organizzazione;
• Orientamento al risultato;
• Scrupolosità;
• Velocità di esecuzione;
• Capacità di gestione dello stress;
• Predisposizione a svolgere compiti a volte ripetitivi.

COMPETENZE TECNICHE

Quali sono, invece, le competenze più tecniche che chi fa Data Entry dovrebbe possedere?

• Buone competenze informatiche e ottimo uso del PC;
• Utilizzo del Pacchetto Office;
• Capacità di gestire numerose informazioni contemporaneamente;
• Competenze linguistiche, sia nella propria lingua madre, sia eventualmente nelle lingue straniere richieste;
• Conoscenza dei software impiegati in azienda;
• Abilità di project management.

DATA ENTRY: DOVE LAVORA?

Le figure dedicate all’inserimento dati possono essere impiegate in una grande varietà di imprese. Se le piccole o medie aziende scelgono generalmente di affidare il compito di Data Entry ad altre figure, come persone occupate al back office, al team IT o a chi svolge compiti di segretariato e office management, le grandi imprese spesso hanno nel loro organico specialisti e specialiste  dedicati al 100% alla gestione dei dati.

Non è raro, inoltre, che le aziende scelgano di esternalizzare la mansione, affidando il compito a società specializzate verticalmente nel Data Entry.

QUALI AZIENDE HANNO BISOGNO DEL SERVIZIO DI DATA ENTRY?

Se decidi di cercare lavoro come Data Entry potrai trovare impiego in una grande varietà di aziende. Qualche esempio?

• Imprese che si occupano di commercio online;
• Studi legali o di commercialisti;
• Aziende sanitarie;
• Banche o società finanziarie;
• Aziende di trasporti e logistica;
• Imprese di ristorazione;
• Aziende che si occupano di sviluppo software o IA.

L’elenco è molto lungo ed essenzialmente, quando decidi che la professione di Data Entry è quella che fa al caso tuo, potrai trovare numerose opportunità di carriera in settori eterogenei.

Per iniziare subito la tua ricerca, prepara un valido Curriculum Vitae e una lettera di presentazione convincente, e candidati alle offerte di lavoro che trovi sul portale Gi Group! Sono sempre aggiornate e verificate, per aiutarti a muovere i tuoi prossimi passi nel mondo del lavoro con più sicurezza e risultati.

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