SEGRETARIA/O: CHI È, DI COSA SI OCCUPA E COME DIVENTARLO

CHI SI OCCUPA DELLA SEGRETERIA?

Chi si occupa di attività di segreteria è considerabile come l’ingranaggio essenziale che fa muovere tutti gli altri settori dell’ufficio. È questa figura, infatti, che si preoccupa di tutte le mansioni di tipo organizzativo, amministrativo o tecnico che occorrono perché le giornate all’interno di uffici di piccole o grandi dimensioni scorrano senza intoppi e con la massima produttività.

Efficienti e capaci di gestire più mansioni contemporaneamente, il segretario o la segretaria sono figure operative essenziali, a cui gli altri professionisti, ma anche fornitori, partner e clienti, possono fare affidamento per numerose richieste di tipo gestionale, contabile e molto altro.

COSA FA CHI SI OCCUPA DELLA SEGRETERIA?

Le mansioni sono numerose e spesso eterogenee, ma principalmente si dividono in attività di back office e/o front office. Chi si occupa di attività di front office principalmente gestisce lo smistamento di chiamate, email o posta in entrata, si occupa dell’accoglienza clienti all’interno degli studi, degli uffici o dei reparti dell’azienda. Tra le mansioni di una figura di front office ci sono anche il monitoraggio degli appuntamenti e il contatto diretto con l’esterno dell’azienda.

Chi, invece, lavora nel back office si occupa principalmente della gestione documentale (bolle, contratti, pratiche, ricevute e così via). Sono due le principali mansioni di segretariato, come la gestione di ordini e pratiche contabili. Inoltre, offre supporto a dipendenti e superiori nella gestione organizzativa, anche utilizzando gestionali e software specifici. Con un grado di specializzazione più o meno tecnico, entrambi i compiti possono comportare un elevato grado di responsabilità.

QUALI RUOLI E MANSIONI HA CHI SI OCCUPA DI SEGRETARIATO?

A seconda della struttura e della grandezza dell’organizzazione per cui lavora, chi si occupa di segretariato può trovarsi a ricoprire diversi ruoli e a svolgere mansioni più o meno diverse e impegnative nel corso della sua giornata. Ad esempio:

• esegue adempimenti amministrativi;
• controlla e gestisce la corrispondenza, smistando e organizzando la posta cartacea ed elettronica;
• raccoglie, seleziona, analizza e ordina dati e documenti;
• cura e aggiorna l’archiviazione della documentazione;
• produce reportistica di natura amministrativa;
• gestisce l’agenda del o dei responsabili, dei colleghi o dei manager, prendendo e ricordando appuntamenti, eventi, trasferte e attività quotidiane;
• redige verbali di riunione, presentazioni, contratti e altri documenti;
• si occupa dell’accoglienza clienti e della gestione appuntamenti;
• pianifica e organizza le trasferte di lavoro per i colleghi;
• si occupa della piccola amministrazione dell’ufficio (tenuta di cassa, bolle di accompagnamento, ricezione merce etc);
• veicola informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti.

SOFT SKILL E COMPETENZE

Per chi svolge questa professione è indispensabile possedere alcune hard e soft skill specifiche, ovvero competenze tecniche o personali/relazionali che rendono idonei alla gestione del ruolo assegnato. Quali?

Ad esempio, tra le soft skill ci sono:

• precisione;
• passione per i dettagli;
• capacità di comunicare in modo efficace;
• capacità relazionali e gestione ottimale dei rapporti interpersonali;
• ottime abilità organizzative;
• puntualità;
• capacità di stabilire priorità e rispettare le scadenze;
• doti di team working;
• buona gestione dello stress;
• capacità di lavorare in multitasking;
• capacità di ascolto attivo;
• capacità di problem solving e di risposta agli imprevisti;
• flessibilità e adattabilità.

Tra le hard skill, invece, possono esserci:

• competenze informatiche di base (software di scrittura, fogli di calcolo, uso di internet e posta elettronica, etc);
• utilizzo dei principali software gestionali o contabili;
• competenze circa l’uso delle moderne tecnologie digitali;
• abilità linguistiche, che comprendono la padronanza dell’italiano e, preferibilmente, la conoscenza di almeno una lingua straniera.

QUANTO PRENDE CHI SI OCCUPA DI ATTIVITÀ DI SEGRETARIATO

Mediamente in Italia chi decide di occuparsi di segretariato può ambire a uno stipendio medio di circa 20.000€ lordi annui, se parliamo delle posizioni entry-level, che salgono attorno ai 25.000€ con l’aumentare dell’esperienza e delle competenze. Le figure dotate di maggiore anzianità o skill specializzate possono contare su uno stipendio di circa 30.000€ all’anno.

A queste cifre possono aggiungersi benefit aziendali e bonus, così come remunerazioni per straordinari e altri riconoscimenti. Influiscono sullo stipendio medio di questi professionisti fattori come l’esperienza, le competenze acquisite, la zona geografica di servizio, la tipologia di azienda di riferimento, il settore o il grado di responsabilità.

TIPOLOGIE DI FIGURA DI SEGRETERIA

Tra le più comuni si possono menzionare:

• segretariato generico: mansioni basilari all’interno di un ufficio;
• segretariato amministrativo: gestione delle questioni amministrative/contabili (fatture, bilanci, documenti, pagamenti, transazioni, archiviazioni di ricevute, etc);
• segretariato commerciale: supporto al reparto commerciale per la gestione ad esempio di ordini, gestione dell’attività del team sales e corrispondenza con i clienti;
• segretariato all’interno di uno studio (dentisti, architetti, avvocati, commercialisti, medici e simili): assistenza per organizzare appuntamenti e visite, fornire accoglienza e gestire i rapporti con i clienti, oltre che gestire e archiviare documenti e le pratiche amministrative;
• segretariato di direzione: attività è legata a quella della dirigenza, di cui pianifica attività, impegni, viaggi di lavoro e meeting, e di cui gestisce comunicazioni e relazioni con partner e clienti.

FORMAZIONE

È possibile diventare responsabile di segreteria anche senza una laurea, ma è fortemente consigliato il possesso di almeno un diploma superiore con indirizzo commerciale o tecnico. Alcune imprese, però, preferiscono assumere solo addetti alla segreteria con una laurea (preferibilmente in campo economico o tecnico).

È possibile trovare lavoro come figura di segreteria, anche se una pregressa attività nello stesso settore è un punto a favore di chi si candida per simili posizioni, specialmente all’interno delle aziende più strutturate.

La formazione dovrebbe comprendere nozioni di economia aziendale, amministrazione, informatica, contabilità, pianificazione, gestione documentale, project management, customer relationship management, tutte utili in un lavoro dalle sfaccettature complesse.

CORSI DI SEGRETARIATO

Se desideri intraprendere la professione puoi specializzarti anche attraverso dei corsi pensati ad hoc, che offrono tutte le competenze necessarie per muoversi con sicurezza nel mondo del lavoro.

Può trattarsi di corsi generici, oppure di percorsi formativi specificamente dedicati a chi si vuole inserire nel team di studi legali, medici, aziende di particolari settori o uffici amministrativi.

BISOGNA CONOSCERE LE LINGUE PER DIVENTARE RESPONSABILE DI SEGRETERIA?

È senza dubbio richiesta una padronanza perfetta della lingua italiana, parlata e scritta, per lavorare nel segretariato Tuttavia, le organizzazioni che hanno rapporti con altri paesi, sedi all’estero o clienti e fornitori internazionali, spesso richiedono la conoscenza di una o più lingue straniere. Una buona dimestichezza con l’inglese è senza dubbio un punto a favore.

LAVORARE COME RESPONSABILE DI SEGRETERIA

L’assunzione può prevedere diverse tipologie di contratto di lavoro, come quelle a tempo determinato o a tempo indeterminato. Queste figure professionali dovrebbero puntare a collezionare un background tale da progredire nella carriera, puntando a ruoli con più responsabilità o a posizioni di coordinamento.

L’esperienza sul campo può anche aiutare a trovare impiego presso aziende o studi sempre più prestigiosi e rinomati, aumentando la complessità delle attività, in parallelo con la professionalità e lo stipendio. Chi si occupa di segreteria può anche puntare a lavorare a fianco di manager, CEO e dirigenti.

AMBIENTE DI LAVORO

L’adattabilità a diversi contesti è particolarmente utile per chi si occupa di mansioni di segretariato, perché potrebbe trovarsi a lavorare in ambienti molto diversi tra loro a livello di organizzazione, dimensioni, multiculturalità e settore.

Il luogo di lavoro tipico può, infatti, essere la grande azienda internazionale, come lo studio dentistico di un piccolo paese, uno studio professionale di una grande città, come un’agenzia immobiliare, un’officina o una palestra.  Generalmente non è possibile lavorare in remoto, ma la figura di virtual assistant è sempre più diffusa.

ORARIO DI LAVORO

Solitamente chi si occupa di segreteria svolge la sua attività con orario full-time oppure part-time, se l’ufficio non richiede la sua presenza per l’intera giornata lavorativa. È possibile che vengano richiesti degli straordinari, anche se l’orario di lavoro è generalmente quello d’ufficio, senza turnazioni o lavori nel weekend o durante le festività.

Hai capito che è questa la professione che fa per te e che si allinea alle tue competenze? Allora puoi consultare subito le offerte di lavoro che trovi sul portale Gi Group!

Ricordati di preparare un CV che possa colpire chi ti selezionerà e redigi anche un curriculum vitae in inglese qualora l’azienda per cui ti candidi abbia un’espansione internazionale o richieda un’ottima padronanza della lingua.

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