OUTSOURCING: COS’È E COME FUNZIONA

COSA SI INTENDE CON IL TERMINE OUTSOURCING?

Il significato di outsourcing è, letteralmente, “procurarsi dall’esterno”. Si tratta, cioè, di un sistema strategico che consente di delegare a imprese o partner esterni all’azienda specifici processi, funzioni o attività necessari alla realizzazione dei prodotti o servizi che fanno parte dell’offerta aziendale.

L’accordo di outsourcing prevede essenzialmente la stipula di un contratto di appalto, tra due soggetti definiti come appaltatore e committente:

• il committente è colui che ha la necessità di esternalizzare servizi o processi, che affida all’appaltatore, remunerandolo per l’attività di outsourcing;
• l’appaltatore è, invece, il soggetto che prende la responsabilità di eseguire il processo, l’opera, il servizio o qualsiasi altra attività, con mezzi propri e sfruttando le proprie risorse umane.

L’appaltatore assume il rischio d’impresa, per tutta la durata temporale stabilita nel contratto, che generalmente si rivela una partnership fruttuosa e produttiva di risultati interessanti per entrambe le parti coinvolte.

QUALI SONO LE RAGIONI PER ESTERNALIZZARE?

Essenzialmente le imprese scelgono di esternalizzare le attività che sono considerabili accessorie e non strategiche, per concentrarsi su quelle che fanno strettamente parte del core business aziendale. Così facendo, l’azienda committente investe nelle operazioni che possono fornirle un concreto vantaggio competitivo sul mercato, mentre affida all’appaltatore quelle che, invece, egli può realizzare con maggiori performance.

QUALI SONO I PRINCIPALI VANTAGGI DELL’OUTSOURCING?

Uno dei principali plus da considerare è il fatto che l’appaltatore è altamente specializzato e competente nelle attività a lui affidate e può pertanto ottenere risultati migliori, fornendo al committente interessanti plus in termini di qualità. Inoltre, essendo l’azienda esterna concentrata sull’attività esternalizzata, può fornire maggiori performance a minori costi e la possibilità di sfruttare economie di scala, che abbattono i costi e migliorano la redditività della collaborazione.

Esternalizzare consente alle imprese committenti di evitare investimenti non indispensabili, come ad esempio quelli per l’acquisto di macchinari e attrezzature che non sono strettamente inerenti il core business oppure che occorrerebbero solamente per un tempo limitato. Tra i costi che possono essere abbattuti grazie all’outsourcing ci sono anche quelli relativi all’assunzione di personale specializzato, che dovrebbe essere inserito in organico per lo svolgimento di funzioni specifiche, attraverso contratti a tempo determinato, sfruttando collaborazioni a tempo indeterminato o anche attraverso contratti di lavoro part time (nel caso in cui il monte di ore lavorative richiesto per le mansioni fosse contenuto).

Grazie all’esternalizzazione, sarà, invece, l’appaltatore a organizzare mezzi e dipendenti per raggiungere i risultati prefissati, lasciando al committente la massima flessibilità organizzativa e gestionale. Un plus senza dubbio da considerare, anche nelle fasi di “test” propedeutiche all’entrata su nuovi mercati o al lancio di nuove offerte al pubblico target (sarebbe rischioso investire per strutturare internamente personale e macchinari, quando l’obiettivo è, inizialmente, solo quello di sondare il terreno e raccogliere dati utili).

Non è da sottovalutare nemmeno la qualità ottenibile delegando un processo a un partner in possesso del know-how e/o dell’esperienza verticale fondamentale per portarlo a termine con eccellenza.

Di contro, c’è da considerare che affidando attività, servizi e processi a imprese esterne se ne perderà il controllo diretto, aspetto che rende indispensabile selezionare con cura il partner più adatto per l’esternalizzazione. Può essere necessario valutare diverse opzioni, ma anche testare sul campo ed essere pronti a cambiare rotta qualora la collaborazione non dia i frutti sperati.

La sicurezza dei dati aziendali sensibili è un altro punto caldo quando si parla di outsourcing: inevitabilmente delegare significa anche fornire informazioni che possono mettere a rischio il proprio primato competitivo, il modello di business, la privacy dei partner/clienti aziendali e così via. Scegliere con cautela l’appaltatore e siglare contratti elaborati ad hoc sono passaggi chiave per rendere efficienti le operazioni di esternalizzazione.

Infine, delegando processi o servizi si perde conseguentemente l’opportunità di apprendere come attuarli, gestirli e ottimizzarli, per poterli replicare internamente con buone performance. Qualora si sia certi che l’attività non entra e non entrerà mai nel proprio core business, allora questo aspetto non è un problema. Al contrario, se si desidera apprendere e portare all’interno dell’azienda determinate operazioni, allora è meglio scegliere di eseguirle direttamente, investendo tempo e denaro per perfezionarle.

TIPOLOGIE DI OUTSOURCING

Esistono diverse tipologie di outsourcing, che si distinguono per le modalità di esecuzione o anche per i processi che vengono appaltati all’esterno. Ad esempio:

• il knowledge process outsourcing è l’esternalizzazione di attività complesse che richiedono una conoscenza qualificata e certificata (come accade oggi per numerosi processi digitali, come lo sviluppo web, la SEO o l’advertising);
• il business process outsourcing è l’esternalizzazione di un intero processo aziendale, come la gestione HR;
• l’out tasking è il trasferimento all’esterno di un particolare progetto, spesso di tipo tecnico o scientifico (un esempio è l’implementazione di sistemi di cyber security);
• il selective outsourcing è la delega all’appaltatore esterno non di un intero processo aziendale, ma solamente di alcune sue fasi, con una continuità che, però, lo differenzia dal semplice out tasking.

ESEMPI DI OUTSOURCING: ESTERNALIZZAZIONE DELLE MANSIONI

Spesso a essere esternalizzati sono alcuni servizi o mansioni qualificate che è complesso svolgere in toto all’interno dell’azienda, se non assumendo personale appositamente formato e dedicato. Validi esempi di outsourcing sono quelli relativi alla gestione dei call center o l’elaborazione delle buste paga, che richiedono organizzazioni, software e risorse competenti e occupate a tempo pieno nell’attività.

La gestione delle attività amministrative e contabili, più in generale, spesso viene delegata a studi di commercialisti esterni, perché avrebbe poco senso avere un professionista interno che si dedichi a quelle attività (che, spesso, non richiedono impegno full time).

A essere spesso esternalizzati sono anche i processi che conducono alla realizzazione di materiale o semilavorati da immettere in successivi processi industriali, come la fabbricazione di tessuti o pelli nel comparto abbigliamento.

A essere esternalizzate sono oggi quasi tutte le mansioni legate al digital marketing: la velocità con cui la tecnologia si aggiorna rende complesso disporre di personale interno sufficientemente formato per lavorare con successo sulla gestione della presenza online o sulla comunicazione, compito molto più adatto a un’agenzia esterna o a un consulente.

OUTSOURCING LOGISTICO

Tra gli esempi più diffusi di outsourcing c’è senza dubbio l’esternalizzazione dei processi logistici, che comprendono le attività di stoccaggio, gestione del magazzino e spedizione, inclusa la gestione eventuale delle pratiche di import-export. Un partner esterno competente sull’argomento può raggiungere traguardi senza dubbio più efficaci e competitivi, rispetto a quelli di un’azienda focalizzata su tutt’altro business.

Un appaltatore esterno può garantire l’assunzione completa del rischio d’impresa, un contenimento dei costi (per la scelta di soluzioni, collaboratori o procedimenti più snelli e performanti o anche, come accennato, per l’implementazione di economie di scala). Inoltre, riesce ad assicurare la piena conformità alle normative vigenti di tutte le fasi inerenti i workflow logistici e la sicurezza sui luoghi di lavoro.

OUTSOURCING RISORSE UMANE

Se le grandi multinazionali hanno spesso un reparto HR interno, molte piccole imprese scelgono di affidare la gestione delle risorse umane a partner esterni, che dispongono di collaboratori altamente qualificati per la mansione, nonché dei più avanzati strumenti di lavoro, necessari per rendere davvero rapido e preciso lo svolgimento dei task.

Un’azienda esterna ha le skill utili per occuparsi dell’amministrazione del personale, dell’elaborazione dei contratti di lavoro, della creazione dei cedolini paga, dell’organizzazione dei colloqui di lavoro e dell’inserimento del personale in azienda, della gestione di eventuali contenziosi con i dipendenti (relativi, ad esempio, a dimissioni senza preavviso, per giusta causa o simili casistiche). Tutte attività che è poco conveniente svolgere internamente.

ESTERNALIZZAZIONE ED ERRORI DA EVITARE

Per fare outsourcing nel modo corretto è bene evitare alcuni errori basilari, che potrebbero minare il successo della collaborazione tra appaltatore e committente. Quali?

• Una scelta frettolosa e poco oculata del partner a cui affidare il lavoro, che dovrebbe sempre essere altamente qualificato per il compito e fornire garanzie contrattuali sufficienti.
• Un altro degli errori più comuni è poi quello di essere poco specifici nelle clausole contrattuali, lasciando margini di incertezza nell’accordo o dubbi nell’interpretazione di impegni, tempistiche obblighi reciproci o valutazione dei risultati.

Un piano di outsourcing poco chiaro, inoltre, potrebbe portare a esternalizzare alcune attività in maniera scarsamente strategica e lineare, delegando progetti spot o porzioni di processi, senza un reale vantaggio o, addirittura, con il rischio di creare falle nella sicurezza.

COSA FA UN’AZIENDA DI OUTSOURCING?

Un’affidabile impresa di outsourcing dovrebbe essere in grado di occuparsi al 100% di processi, servizi, attività e funzioni aziendali per conto terzi, mantenendo da un lato una sufficiente autonomia gestionale, dall’altro un perfetto coordinamento con il committente.

Un partner valido per l’outsourcing è sempre disponibile a mettere nero su bianco tutti i particolari dell’accordo, della sua assunzione del rischio e della sua capacità concreta di portare a termine i compiti assegnati. Inoltre, è in grado di fornire garanzia anche circa la sicurezza e il know how del suo personale, l’adeguatezza retributiva, la formazione specializzata e l’eventuale ottenimento di attestati di specializzazione.

È capace anche di mantenere pieno controllo sui progetti o processi che si accolla, assicurando una partnership vantaggiosa per il committente. Inoltre, dovrebbe sempre essere disponibile al confronto, pronta a mostrare con trasparenza il suo operato e a collaborare per l’ottenimento di prestazioni ottimizzate. Dovrebbe, infine, essere in grado di integrarsi flessibilmente con l’operatività del committente, personalizzando i suoi servizi di outsourcing in base alle esigenze del cliente.

OUTSOURCING ALL’ESTERO: SU COSA PORRE ATTENZIONE?

Quando un’azienda decide di affidare parte delle sue attività o dei suoi progetti a un appaltatore estero, è bene che ponga l’attenzione su alcuni aspetti di una collaborazione internazionale. Perché la collaborazione funzioni, sarà utile verificare la compatibilità dei metodi di lavoro, delle tecnologie o delle certificazioni, in modo da non incorrere in successive difficoltà, penalizzazioni o problematiche di tipo legale.

Sarà utile, inoltre, accertarsi della compatibilità linguistica, per essere sicuri possa esserci uno scambio di informazioni bidirezionale quanto più preciso possibile. Lo stesso vale per il fuso orario: è possibile, per l’operatività aziendale, avere a che fare con un appaltatore che lavora con fusi orari diversi dal proprio, oppure questo potrebbe causare problematiche gestionali insormontabili?

OUTSOURCING: VANTAGGI E SVANTAGGI

Vediamo in maniera schematica quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell’outsourcing:

Vantaggi: 

• L’impresa può focalizzarsi sul suo core business, esternalizzando attività accessorie che non è indispensabile svolgere internamente;
• Il committente può contenere i costi, evitando investimenti in attrezzature, macchinari, software e risorse umane;
• È possibile investire in nuovi settori o mercati, mantenendo un basso rischio e contando su partner specializzati;
• La qualità dei servizi e processi esternalizzati è più elevata, grazie al know-how specializzato dell’appaltatore.

Svantaggi: 

• Il committente non accumula competenze circa le attività che esternalizza e sarà difficile in futuro assumerne la gestione, in mancanza di esperienza consolidata sul campo.
• Scarso controllo diretto sui processi, le attività o i servizi esternalizzati.
• Rischio in termini di sicurezza, dati sensibili e segreti d’impresa.
• La scelta del partner può essere complessa e non tutti i collaboratori esterni sono affidabili e solidi.