Executive Assistant a Roma

Grafton Office* è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing and Office Management.

Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare i nostri candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative.

Per azienda cliente nell’ambito organizzazioni di categoria, ricerca :

1 Executive Assistant

La risorsa si occuperà di supportare il Direttore nella gestione delle attività quotidiane, fornendo assistenza organizzativa, amministrativa e comunicativa. Svolge un ruolo chiave nel coordinamento degli impegni confederali e istituzionali, nella gestione delle relazioni interne ed esterne e nel supporto alla strategia dell’organizzazione. Possiede abilità nel gestire priorità in un ambiente dinamico complesso.

Nello specifico si occuperà di :

• Gestione Complessa dell'Agenda: Pianificare, coordinare e ottimizzare l'agenda del Direttore Nazionale, gestendo appuntamenti, riunioni istituzionali e priorità in continua evoluzione.
• Filtro e Comunicazione: Gestire in modo professionale ed efficiente le comunicazioni in entrata e in uscita (telefonate, e-mail, posta), smistando le informazioni alle direzioni competenti e garantendo tempestività nelle risposte.
• Relazioni Istituzionali e Interne: Fungere da punto di contatto primario tra il Direttore e le diverse aree dell’organizzazione e gli stakeholder esterni (Ministeri, Istituzioni, Sedi Territoriali e Regionali altre società e associazioni di categoria).
• Organizzazione Trasferte: Pianificare nei minimi dettagli i viaggi di lavoro nazionali e internazionali del Direttore (voli, treni, hotel, transfer, eventuali visti), inclusa la preparazione del materiale necessario per le trasferte.
• Supporto Operativo e Documentale: Redigere lettere, comunicazioni; Raccogliere e organizzare documenti preparatori per riunioni, incontri, tavoli tecnici e consigli di amministrazione assicurandone un’adeguata archiviazione; Gestire protocollo in entrata e in uscita e archivio documentale; Gestione documentale fornitori esterni; Gestione autorizzazioni trasferte dei dipendenti.
• Convocazione e Gestione Riunioni ed Eventi: Convocare e organizzare riunioni direzionali, redigere i verbali e assicurare il follow-up delle decisioni prese.

Requisiti:

• Laurea Magistrale in Scienze Politiche o Relazioni Internazionali/Lingue Straniere o Mediazione Linguistica/Scienze della Comunicazione o Relazioni Pubbliche/ Economia/Lettere;
• Esperienza pregressa di almeno 3 anni nel ruolo di Executive Assistant, Assistente di Alta Direzione o ruoli analoghi, preferibilmente all'interno di associazioni di categoria, enti istituzionali o grandi realtà strutturate.
• Eccellente padronanza della lingua italiana (scritta e parlata) per la redazione di testi formali e istituzionali;
• Ottima conoscenza della lingua inglese;
• Padronanza avanzata dei principali strumenti informatici (Pacchetto MS Office: Word, Excel, PowerPoint; gestione posta elettronica e calendari condivisi; Google Drive e Google Meet).
• Riservatezza e Integrità, problem solving, ottime capacità relazionali

Si offre contratto diretto a tempo determinato di 12 mesi con prospettiva

Orario di lavoro :  Lun-giov dalle 8:30 alle 13:30 e dalle14:15 alle 17:15 Ven 8:30-13:00 (Con flessibilità di 60 min in entrata)

Luogo di lavoro : Roma Centro

Non è presente smart working

*Grafton Office è una specializzazione di Gi Group Spa autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG).

L’offerta si intende rivolta ai candidati nel rispetto del D.lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento.

I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo www.gigroup.it/privacy-candidati