Quando un’azienda deve assumere in poche settimane un numero consistente di persone, il colloquio individuale può semplicemente non essere sostenibile nei tempi a disposizione. Il recruiting day nasce proprio per questo tipo di esigenza: concentrare in una giornata quello che, con un processo tradizionale, richiederebbe settimane.
Cos’è un recruiting day e come funziona
Un recruiting day è un evento di selezione collettiva in cui l’azienda incontra, nello stesso luogo e nello stesso arco di tempo, un numero elevato di candidati per una o più posizioni aperte. La struttura tipica prevede una fase di accoglienza e presentazione dell’azienda, seguita da colloqui individuali o di gruppo e, in alcuni casi, da prove pratiche o test attitudinali, tutto concentrato in una sola giornata invece che distribuito su settimane.
Recruiting day vs colloquio individuale: quando scegliere quale
Il colloquio individuale resta lo strumento più adatto quando il numero di posizioni è limitato o quando il ruolo richiede una valutazione approfondita e personalizzata, come accade spesso nella ricerca di profili per posizioni permanent. Il recruiting day diventa preferibile quando il volume di candidature da gestire è alto e i tempi di attivazione sono stretti: permette di confrontare più candidati nello stesso contesto e di decidere più rapidamente.
Quando conviene organizzare un recruiting day
Assunzioni massive o stagionali
Nella logistica, nel retail o nel turismo, dove i picchi stagionali richiedono decine o centinaia di assunzioni in tempi ridotti, il recruiting day è spesso lo strumento più idoneo in grado di rispettare i tempi del business, specialmente quando il target coinvolge un’ampia quota di Generazione Z in cerca di una prima esperienza.
Apertura di nuove sedi o reparti
Quando un’azienda apre una nuova sede o avvia un nuovo reparto, il recruiting day permette di costruire in una sola giornata gran parte dell’organico necessario, con il vantaggio aggiuntivo di far conoscere ai nuovi assunti alcuni futuri colleghi già durante la selezione.
Ricerca di profili specifici in tempi brevi
Anche per ricerche non massive ma urgenti, concentrare la selezione in una giornata dedicata riduce i tempi morti tra una fase e la successiva, tipici di un processo distribuito su più settimane.
Awareness e attraction
Inoltre, un momento di condivisione collettiva con potenziali candidati e candidate favorisce una più forte connessione con il brand aziendale, raccontando loro in modo autentico la propria identità prima ancora delle opportunità di lavoro.
Come organizzare un recruiting day efficace
Definire obiettivi e target di candidati
Prima di tutto va chiarito il numero di posizioni da coprire, il profilo cercato e il numero di candidati da invitare per garantire un rapporto realistico tra presenze e assunzioni previste: un evento con troppi candidati per poche posizioni genera aspettative deluse, uno con troppo poche presenze rischia di non coprire l’organico.
Promuovere l’evento: canali e messaggi
La promozione deve indicare con chiarezza le posizioni disponibili, i requisiti minimi e le modalità di partecipazione, usando i canali più coerenti con il target: social e job board per profili operativi e giovani, canali più verticali per figure tecniche specifiche.
Strutturare la giornata: accoglienza, prove, colloqui
Una buona accoglienza incide sulla percezione dell’azienda quanto l’esito della selezione stessa. La giornata va scandita in fasce orarie definite, con personale sufficiente a gestire il flusso senza tempi di attesa eccessivi, e con una sequenza chiara tra eventuale presentazione aziendale, prove pratiche o test e colloqui individuali o di gruppo.
Gestire i follow-up e le comunicazioni post-evento
Anche chi non viene selezionato dovrebbe ricevere un riscontro in tempi ragionevoli: la reputazione dell’azienda si costruisce anche sull’esperienza di chi non viene assunto, soprattutto quando l’evento ha coinvolto un numero elevato di persone del territorio.
Recruiting day digitale: l’evoluzione online
Il recruiting day può essere replicato, in tutto o in parte, in formato digitale, avvicinandosi agli strumenti tipici del digital recruiting: presentazioni in streaming, colloqui in videochiamata concentrati in una finestra di tempo definita, test online sincronizzati. Questa versione amplia il bacino geografico dei candidati raggiungibili, a fronte di una perdita parziale della componente relazionale che caratterizza l’evento in presenza.
Come misurare il successo di un recruiting day
KPI: tasso di presentazione, conversion rate, time to hire
Il tasso di presentazione (quanti degli invitati si presentano effettivamente) segnala la qualità della comunicazione pre-evento; il conversion rate tra candidati incontrati e assunzioni effettive misura l’efficacia della selezione; il time to hire complessivo, dalla decisione di organizzare l’evento all’assunzione, permette di confrontare il recruiting day con un processo tradizionale sullo stesso volume di posizioni.
Errori comuni nell’organizzazione di un recruiting day
Gli errori più frequenti sono una promozione poco chiara sui requisiti richiesti, che genera candidature non in target, una gestione logistica sottodimensionata rispetto al numero di presenze reali, e l’assenza di un piano di follow-up post-evento, che vanifica parte del lavoro fatto in giornata lasciando i candidati senza riscontro per settimane.
Come Gi Group supporta le aziende nell’organizzazione dei recruiting day
Attraverso brand@work, la nostra soluzione dedicata a talent attraction ed employer branding, organizziamo recruiting day per le nostre aziende clienti: creiamo format personalizzati in università, in azienda e online per favorire un primo incontro autentico tra brand e persone candidate.
