Lo smart working è entrato ormai da anni nella normalità organizzativa di molte aziende italiane, ma il quadro normativo che lo disciplina continua a muoversi: nel 2026 sono arrivate novità significative, soprattutto sul fronte della sicurezza sul lavoro, che ogni HR Manager dovrebbe conoscere prima di gestire un accordo di lavoro agile, proprio mentre entrano in vigore anche le nuove regole sulla trasparenza salariale.
Cos’è lo smart working: lavoro agile vs telelavoro
Lo smart working, o lavoro agile, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita tramite accordo tra le parti, che può prevedere forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro. È diverso dal telelavoro tradizionale, che prevede invece una postazione fissa e orari predeterminati: lo smart working offre, per definizione, una flessibilità maggiore su tempi e luogo della prestazione, nel rispetto di quanto stabilito nell’accordo firmato.
La normativa sullo smart working in Italia: il quadro aggiornato al 2026
Legge 81/2017: i principi fondamentali
La disciplina di base resta la Legge 22 maggio 2017, n. 81, che al Capo II (articoli 18-24) definisce il lavoro agile e ne stabilisce i principi cardine: necessità di un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e lavoratore, parità di trattamento economico e normativo rispetto a chi lavora in sede, e copertura INAIL per gli infortuni anche in modalità agile.
Le proroghe e le novità normative 2025-2026
Il 2025 e il 2026 hanno portato diversi aggiornamenti.
La Legge 106/2025 ha rafforzato le tutele per alcune categorie di lavoratori fragili, ampliando in parte quanto già previsto dalla Legge 104/1992: il dettaglio di cosa è cambiato, e cosa è invece cessato a metà 2026, è approfondito più avanti nella sezione dedicata. La novità più rilevante per le aziende in termini di obblighi operativi, in ogni caso, riguarda la sicurezza: la Legge 11 marzo 2026, n. 34 (la cosiddetta Legge annuale per le PMI), in vigore dal 7 aprile 2026, ha introdotto il nuovo comma 7-bis nell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008, dedicato specificamente alla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori agili, con un apparato sanzionatorio che prima non esisteva su questo punto.
L’accordo individuale di smart working: cosa deve contenere
Orario di lavoro e fasce di reperibilità
L’accordo deve indicare le modalità di esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali, comprese eventuali fasce orarie in cui il lavoratore deve essere reperibile per esigenze organizzative.
Strumenti tecnologici e rimborso spese
Va specificato quali strumenti di lavoro fornisce l’azienda e quali eventualmente utilizza il lavoratore con proprie risorse, con le relative modalità di rimborso: un punto spesso trascurato ma che genera contenziosi se lasciato indefinito.
Diritto alla disconnessione
L’accordo deve prevedere il diritto del lavoratore a non essere contattato per motivi di lavoro fuori dall’orario concordato, individuando periodi in cui il lavoratore può legittimamente non rispondere a comunicazioni lavorative senza conseguenze disciplinari. Le novità normative del 2026 hanno rafforzato l’attenzione su questo punto: è consigliabile definire le fasce di disconnessione in modo esplicito nell’accordo, anche per anticipare eventuali contestazioni sul lavoro straordinario non retribuito.
Obblighi del datore di lavoro
Comunicazione al Ministero del Lavoro
L’attivazione, la modifica o la cessazione di un accordo di smart working deve essere comunicata telematicamente al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali entro 5 giorni lavorativi dall’avvio effettivo della prestazione. Il ritardo in questa comunicazione, dopo le novità introdotte dalla Legge 34/2026, comporta una sanzione amministrativa per ciascun lavoratore coinvolto.
Sicurezza sul lavoro in modalità agile
Dal 7 aprile 2026 il datore di lavoro deve consegnare, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta sui rischi generali e specifici legati al lavoro da remoto, sia al lavoratore agile sia al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. L’omessa, incompleta o non aggiornata consegna di questo documento non è più una semplice irregolarità amministrativa: la nuova normativa la qualifica come illecito sanzionabile con un’ammenda, e nei casi più gravi con l’arresto. È inoltre essenziale poter dimostrare l’effettiva consegna del documento, ad esempio tramite firma per ricevuta o PEC, perché la sola redazione dell’informativa non basta a soddisfare l’obbligo.
Diritti del lavoratore/della lavoratrice in smart working
Chi lavora in modalità agile mantiene gli stessi diritti economici e normativi di chi lavora in sede: stessa retribuzione, stesso inquadramento, stesso accesso a percorsi di formazione e crescita professionale. Ha inoltre diritto alla copertura assicurativa INAIL per gli infortuni avvenuti durante l’attività lavorativa, anche se svolta fuori dai locali aziendali, e al rispetto delle fasce di disconnessione definite nell’accordo. Per una parte crescente della forza lavoro, in particolare tra i più giovani, la possibilità di lavorare in modalità agile è un criterio di scelta al pari della retribuzione, un aspetto che approfondiamo nel nostro articolo dedicato alla Generazione Z e il lavoro.
Smart working e categorie fragili: le tutele specifiche
La Legge 106/2025, in vigore dal 1° gennaio 2026, ha reso permanente e strutturale un diritto di precedenza nell’accesso allo smart working per i lavoratori con patologie oncologiche, croniche o invalidanti, o con un’invalidità civile pari o superiore al 74%, e per i genitori di figli nelle stesse condizioni, quando la mansione lo consente: non un obbligo automatico, ma una priorità che il datore di lavoro deve motivare per iscritto se la nega. La stessa legge ha introdotto, dal 1° gennaio 2026, dieci ore annue di permessi retribuiti per visite e cure, in aggiunta a quelli già esistenti. Diverso il discorso per il regime emergenziale “agevolato”, ereditato dal periodo pandemico e più volte prorogato, che garantiva ad alcune categorie (tra cui i genitori di figli under 14) l’accesso automatico allo smart working senza dover negoziare un accordo individuale: queste tutele automatiche sono cessate dal 1° luglio 2026, e per queste categorie resta oggi una priorità nella richiesta, non più un diritto automatico. Vista la frequenza con cui questo ambito si è modificato solo nell’ultimo anno, prima di comunicare regole specifiche ai dipendenti conviene sempre verificare lo stato più aggiornato della norma con un consulente del lavoro.
Come introdurre o aggiornare lo smart working in azienda
Policy interna: cosa deve prevedere
Una policy aziendale sullo smart working dovrebbe definire i criteri di accesso, il numero di giorni concessi, le modalità di richiesta e revoca, e i criteri con cui vengono gestiti eventuali strumenti di controllo dell’attività, nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori e della normativa sulla privacy. Le policy scritte durante la fase emergenziale del 2020-2021 vanno quasi sempre riviste, perché spesso non rispecchiano più il quadro normativo attuale.
Gestione della performance a distanza
Valutare il lavoro per obiettivi, invece che per presenza, richiede strumenti e metriche diverse da quelle usate per il lavoro in sede: è un cambiamento organizzativo, non solo normativo, che spesso richiede formazione dedicata ai responsabili di team.
I dati sullo smart working in Italia nel 2026
Secondo le rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, i lavoratori in modalità agile in Italia si contano in diversi milioni, con una diffusione molto più marcata nelle grandi imprese rispetto alle piccole e medie imprese, dove il fenomeno resta più contenuto. Anche per questo, le nuove regole sulla sicurezza introdotte nel 2026 sono destinate ad avere un impatto proporzionalmente maggiore proprio sulle PMI, che finora avevano spesso gestito lo smart working con procedure meno formalizzate rispetto alle grandi organizzazioni, e che allo stesso tempo devono conciliare questo adeguamento con altre leve di costo del personale, come l’esonero contributivo su specifiche assunzioni. Offrire lo smart working in modo strutturato, del resto, è diventato anche un elemento delle strategie di employer branding: un’azienda che lo gestisce con chiarezza comunica un’immagine più solida come luogo di lavoro.
Come Gi Group supporta le aziende nella gestione del lavoro agile
L’impegno di Gi Group è essere un partner presente, non un semplice fornitore di servizi, capace di accompagnare le imprese nei cambiamenti che riguardano le persone e l’organizzazione del lavoro. Da oltre 25 anni osserviamo l’evoluzione del mercato del lavoro e l’affrontiamo insieme ai nostri clienti, adattando le soluzioni alle esigenze specifiche di ogni azienda e di ogni persona, con un approccio flessibile che si aggiorna insieme al contesto normativo e organizzativo, compresa naturalmente la gestione dello smart working.
Per farlo, ci avvaliamo delle società del nostro Gruppo quali ODM Consulting, il cui know-how ci permette di accompagnare le aziende in percorsi di trasformazione in grado di creare performance sostenibili, con un approccio agile e research based.
